——浅谈机关档案之收、管、用

朱筱泓

关于“档案”的定义，因出发点和角度不同，目前国内外已有上百种解释。根据多年的机关档案工作经历，我认为：机关档案是由法人和自然人在机关活动中产生的各种门类、各种载体的原始物介，是系统、完整记录和再现机关历史的凭证。做好机关档案工作必须要意识强、收集齐、管护严、利用广。

意识不暗淡

登高望远见青山。档案意识是主观上对档案和档案工作的了解程度和认知水平，直接影响档案工作有效性。封建时代档案意识薄弱、随意性大，最典型的事例就是秦始皇的“焚书”，没有将档案作为一个国家、一个民族的宝贵历史财富来珍视。建国后，党和国家非常重视档案工作，大凡从事档案工作的人都要严格政审。像电影《蓝色档案》展现的一样，神秘神圣、高不可攀。毛泽东主席珍爱档案，视档案文献为生命，在红军长征的艰苦岁月里，始终不弃两个装满档案文献的竹箱子，他说：“性命可以牺牲，这些档案不能丢”。当今，对档案工作的认识有新高度，1987年《中华人民共和国档案法》正式颁布实施，各地还出台了《档案法实施办法》，为依法治档、增强全社会档案意识、有效保护和开发利用档案资源提供了法律保障。市人大常委会重视档案工作。常委会党组书记余仪亲临档案室检查指导档案工作，要求达到档案规范化管理最高标准；常委会副秘书长、办公室主任刘习飞亲自抓档案工作，主持修订和完善了档案工作各项制度，切实加强了档案工作管理，但机关档案工作还存在上“重”下“轻”现象，尤其是一些文字起草的承办人员，对签字稿的重视程度不够，随意涂改签字稿，任意丢弃签字稿和存签字稿的现象时有发生，这需要进一步加强档案意识的培养。

收集不暗藏

    海纳百川容为先。档案收集是管理工作的前提和基础。2005年，国民党主席连战访问大陆时，北京大学特别复制了连母赵兰坤女士当时就读燕京大学的学籍档案和照片，作为礼物赠与连战先生。谁曾料想，当时的小小学籍档案和学生照片日后会成为增进国共合作、加深友谊的珍品。对人大机关而言，因常委会组织机构的层次性和人大工作的多样性，档案收集必须坚持“以我为主、宁多勿漏”原则，有针对性地广泛收集。常委会、专委会履职行权时召开会议、开展检查、进行调研、提出建议意见的各种材料是档案，常委会、专委会领导外出参会、授课、参加重大活动的各种材料也是档案；人代工委产生的人事任免材料、人大代表名册、代表意见建议批评是档案，研究室形成的刊物、论文、调研报告是档案，办公室形成的综合性、事务性各类文件材料也是档案。从档案室存现状看，颇多缺漏，反映常委会活动的档案多，反映专委会活动的档案少；室存组织名义的档案多，个人名义少；一般性档案多，专门档案相对较少；纸质档案多，其他载体档案少。缘此，档案工作人员要克服收集盲点，把散存于各个办公室和个人手中的档案资料收集齐全、统一保管防止出现“小金库”现象。

管护不暗然

明镜台需勤拂拭。 2008年西藏3·14暴乱发生后，国家档案局向社会公布了自元代以来中央政府向西藏官员授予职位、封号，在西藏设置官职、机构，对西藏实行行政管理的官方文书的历史档案15件，以无可辩驳的史实向世人证实西藏自古就是中国的一部分！虽经历700多年的风雨，公布的档案依然光鲜如新。可见，维护档案的完整与安全, 是档案存史资政的重要环节。市人大机关档案室从四个方面加强了档案的管护工作。一是硬件建设到位，配有档案密集架、消防器材、空调机、除湿机、防磁柜、温湿度计、避光窗帘、消毒杀虫设备。二是制度建设到位。建立了人员出入管理制度、档案出入管理制度、档案使用维护制度等；三是档案整理到位，科学编号，分类上架，并制作了档案存放示意图；四是日常管护到位，定期进行安全检查、温湿度调控、消毒灭虫、清扫保洁。若能进一步完善基础设施：更换空调、购置吸尘器、密闭门窗、设置整理、借阅室，就更能确保档案不锈蚀。

利用不暗室

兰香清辉飘满园。机关档案承载着机关的历史，能将人大过去模糊的历史影像定格为真切的画面，个别细碎的历史片段再现为完整的全貌，杂陈零散的历史本质还原为有机的规律。其价值魅力就在于“有用”，没有了利用价值，档案便是“一堆故纸”。市人大机关重视档案开发利用，服务于人大各项工作，现编有《人大常委会制度汇编》、《广安人大》、《为了人民的嘱托》、《探索前进的广安人大》、《广安人大志》以及历年的《大事记》等10多种编研资料；开设了档案阅览室、陈列室，编制了检索工具，做好借阅登记。然而，机关档案的利用还存在局限性：范围不广，仅限于机关内部使用；方式单一，直接查阅原件；效果不明显，参与社会公益服务少。如若形成文件、档案和信息“三位一体”交互发展的档案工作格局，通过现代网络管理，就能发挥机关档案更大的作用。